Umowa NDA – co to jest i co powinna zawierać?

Umowa NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), nazywana również umową o zachowaniu poufności, to umowa, której celem jest ochrona informacji poufnych przekazywanych pomiędzy stronami. W praktyce gospodarczej zawiera się ją najczęściej przed rozpoczęciem współpracy, negocjacji handlowych, procesu inwestycyjnego lub udostępnieniem dokumentów zawierających istotne informacje o przedsiębiorstwie.

Odpowiadając na pytanie „co to jest NDA?”, należy wskazać, że jest to umowa nienazwana, co oznacza, że nie została uregulowana jako odrębny typ umowy w Kodeksie cywilnym ani w innych ustawach. Jej dopuszczalność wynika z zasady swobody umów, wyrażonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Strony mogą zatem samodzielnie określić zakres obowiązku zachowania poufności, czas jego obowiązywania, sposób zabezpieczenia informacji oraz konsekwencje naruszenia postanowień umowy.

W zależności od potrzeb stron umowa NDA może mieć charakter:

• jednostronny – gdy obowiązek zachowania poufności spoczywa wyłącznie na jednej stronie, np. potencjalnym inwestorze, wykonawcy lub kontrahencie otrzymującym informacje,
• wzajemny – gdy obie strony przekazują sobie informacje poufne i zobowiązują się do ich ochrony na takich samych lub zbliżonych zasadach.

W praktyce biznesowej drugi wariant jest szczególnie często spotykany podczas negocjacji handlowych, projektach realizowanych wspólnie przez przedsiębiorców czy transakcji M&A, w których obie strony wymieniają informacje mające znaczenie gospodarcze.

Przepisy nie przewidują szczególnej formy dla zawarcia NDA. Oznacza to, że umowa o zachowaniu poufności może zostać zawarta zarówno w formie pisemnej, jak i dokumentowej czy elektronicznej. Z praktycznego punktu widzenia zdecydowanie rekomendowana jest jednak forma pisemna, która w przypadku ewentualnego sporu znacznie ułatwia wykazanie zakresu obowiązków stron oraz treści uzgodnionych postanowień.

Należy mieć na uwadze, że NDA stanowi jedynie jeden z instrumentów ochrony informacji poufnych. Nie zastępuje ono ochrony wynikającej z przepisów prawa, a w szczególności nie powoduje automatycznie, że każda przekazywana informacja będzie traktowana jako tajemnica przedsiębiorstwa. Jej podstawową funkcją jest doprecyzowanie zasad korzystania z informacji poufnych oraz zwiększenie bezpieczeństwa przedsiębiorcy poprzez ustanowienie jasnych obowiązków i mechanizmów odpowiedzialności za ich naruszenie.

Kiedy i z kim warto podpisać umowę NDA?

Choć przepisy nie nakładają obowiązku zawierania umowy NDA, w praktyce jest ona jednym z podstawowych instrumentów zabezpieczających interesy przedsiębiorcy. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności warto rozważyć zawsze wtedy, gdy druga strona ma uzyskać dostęp do informacji, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorstwo na straty lub osłabić jego pozycję konkurencyjną.

Najlepszym momentem na podpisanie NDA jest moment przed przekazaniem jakichkolwiek informacji poufnych. W praktyce często spotyka się sytuacje, w których przedsiębiorcy rozpoczynają rozmowy biznesowe, przedstawiają prezentacje, udostępniają dokumentację lub omawiają szczegóły planowanego projektu, a dopiero później zastanawiają się nad podpisaniem umowy o zachowaniu poufności. W wielu przypadkach jest to już zbyt późno, ponieważ najcenniejsze informacje zostały wcześniej ujawnione bez odpowiedniego zabezpieczenia.

Umowy NDA są powszechnie wykorzystywane między innymi w następujących sytuacjach:

• podczas negocjacji poprzedzających zawarcie umowy handlowej,
• w relacjach z pracownikami, współpracownikami i zleceniobiorcami mającymi dostęp do informacji o przedsiębiorstwie,
• przy współpracy B2B z kontrahentami oraz podwykonawcami,
• przy korzystaniu z usług outsourcingowych, np. w zakresie IT, księgowości, marketingu czy obsługi kadrowej,
• podczas rozmów z inwestorem oraz procesu due diligence, (sprawdź:  Audyt due diligence – czym jest, jak przebiega i dlaczego warto go przeprowadzić? )
• w związku ze sprzedażą przedsiębiorstwa lub zbyciem udziałów,
• przed przedstawieniem nowego produktu, technologii, prototypu lub modelu biznesowego potencjalnemu partnerowi.

Przykładowo, jeżeli spółka planuje pozyskać inwestora, standardem rynkowym jest podpisanie umowy NDA jeszcze przed udostępnieniem dokumentów zgromadzonych np. w Virtual Data Room. Dzięki temu inwestor może zapoznać się z sytuacją przedsiębiorstwa, natomiast spółka zyskuje dodatkowe zabezpieczenie przed nieuprawnionym wykorzystaniem lub ujawnieniem przekazanych informacji.

Podobnie wygląda sytuacja przy współpracy z podwykonawcami. Przedsiębiorca powierzający zewnętrznej firmie obsługę systemów informatycznych, księgowości czy działań marketingowych często przekazuje dane klientów, informacje finansowe lub dokumentację projektową. W takich przypadkach odpowiednio przygotowana umowa NDA pozwala jasno określić zakres obowiązków odbiorcy informacji oraz odpowiedzialność za ich naruszenie.

W praktyce warto kierować się prostą zasadą – jeżeli przed rozpoczęciem współpracy pojawia się potrzeba przekazania informacji, które mają wartość gospodarczą lub strategiczną, podpisanie umowy NDA powinno nastąpić jeszcze przed ich ujawnieniem. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko zwiększa poziom ochrony swoich interesów, ale również łatwiej wykazuje, że podjął realne działania w celu zachowania poufności informacji.

Umowa NDA a klauzula poufności – czym się różnią?

W praktyce pojęcia umowy NDA oraz klauzuli poufności często używane są zamiennie. Choć oba rozwiązania służą temu samemu celowi, czyli ochronie informacji poufnych, różnią się przede wszystkim formą oraz momentem, w którym są wykorzystywane.

Umowa NDA stanowi odrębny dokument, którego głównym przedmiotem jest uregulowanie zasad zachowania poufności. Z kolei klauzula poufności jest jednym z postanowień umowy głównej, np. umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy B2B, umowy o świadczenie usług czy kontraktu handlowego.

Pod względem prawnym oba rozwiązania mogą zapewniać taki sam poziom ochrony. Zarówno odrębna umowa NDA, jak i odpowiednio skonstruowana klauzula o poufności mogą skutecznie zobowiązywać strony do zachowania poufności określonych informacji oraz przewidywać konsekwencje ich ujawnienia. Wybór odpowiedniej formy zależy przede wszystkim od charakteru współpracy oraz etapu, na którym znajdują się strony.

Odrębna umowa NDA sprawdza się przede wszystkim na etapie poprzedzającym zawarcie właściwej umowy – dzięki niej strony mogą swobodnie wymieniać informacje jeszcze przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu współpracy.

Z kolei klauzula poufności jest najczęściej stosowana w przypadku stałych relacji biznesowych. Jej zamieszczenie w umowie głównej pozwala uregulować obowiązek zachowania poufności bez konieczności podpisywania dodatkowego dokumentu. Rozwiązanie to jest powszechnie wykorzystywane m.in. w umowach o pracę, kontraktach B2B, umowach zlecenia czy umowach o świadczenie usług.

Niezależnie od przyjętej formy, najważniejsze znaczenie ma nie sama nazwa dokumentu, lecz jego treść. Zarówno odrębna umowa o poufności, jak i odpowiednio przygotowana klauzula poufności powinny w sposób jednoznaczny określać, jakie informacje podlegają ochronie, kto może mieć do nich dostęp, jak długo obowiązuje zobowiązanie do zachowania poufności oraz jakie konsekwencje wiążą się z naruszeniem obowiązków wynikających z umowy.

Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

Przepisy prawa nie określają elementów, które obowiązkowo powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności. Wynika to z faktu, że tak jak zostało wskazane na wstępnie, NDA jest umową nienazwaną, a jej treść strony kształtują w granicach zasady swobody umów. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Praktyka obrotu gospodarczego wypracowała katalog postanowień, które powinny znaleźć się w każdej profesjonalnie przygotowanej umowie o zachowaniu poufności.

Odpowiednio skonstruowana umowa o zachowaniu poufności nie ogranicza się wyłącznie do ogólnego zobowiązania stron do nieujawniania informacji. Powinna precyzyjnie określać, jakie informacje podlegają ochronie, w jakim celu mogą być wykorzystywane, jak długo obowiązuje obowiązek zachowania poufności, jakie środki bezpieczeństwa powinien stosować odbiorca informacji oraz jakie obowiązki ciążą na stronach po zakończeniu współpracy.

W praktyce to właśnie sposób sformułowania tych postanowień najczęściej decyduje o skuteczności całej umowy. Zbyt ogólne zapisy mogą prowadzić do problemów interpretacyjnych i utrudniać dochodzenie roszczeń w przypadku naruszenia obowiązku poufności.

Precyzyjne określenie informacji poufnych i celu ich wykorzystania

Najważniejszym elementem każdej umowy NDA jest właściwe zdefiniowanie, czym są informacje poufne. W praktyce jednym z najczęściej popełnianych błędów jest posługiwanie się bardzo ogólnymi sformułowaniami, zgodnie z którymi ochroną objęte są „wszystkie informacje dotyczące działalności przedsiębiorcy”. Takie postanowienia mogą budzić wątpliwości interpretacyjne i utrudniać wykazanie naruszenia umowy.

Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wskazanie konkretnych kategorii informacji, które mają podlegać ochronie. Mogą to być w szczególności dane finansowe, dokumentacja techniczna, projekty umów, listy klientów, strategie marketingowe, know-how, wyniki badań i analiz, dokumenty udostępniane w ramach procesu due diligence, dokumentacja projektowa czy kod źródłowy oprogramowania.

Równie istotne jest określenie celu, w jakim informacje mogą być wykorzystywane. Najczęściej będzie nim ocena możliwości nawiązania współpracy, przeprowadzenie procesu due diligence, wykonanie konkretnej umowy lub realizacja określonego projektu. Odbiorca informacji nie powinien wykorzystywać ich w żadnym innym celu niż wskazany w umowie.

Standardy ochrony informacji i krąg osób z dostępem do nich

Profesjonalna umowa NDA powinna określać nie tylko zakres informacji objętych ochroną, ale również sposób ich zabezpieczenia. Pozwala to uniknąć sporów dotyczących tego, jakie działania odbiorca informacji był zobowiązany podjąć w celu zachowania poufności.

W praktyce umowy coraz częściej wskazują minimalne środki bezpieczeństwa informacji, takie jak stosowanie szyfrowania danych, ograniczenie dostępu wyłącznie do osób uczestniczących w realizacji projektu, korzystanie z zabezpieczonych systemów informatycznych czy przestrzeganie określonych standardów bezpieczeństwa, w tym norm ISO obowiązujących w organizacji.

Równie ważne jest precyzyjne określenie kręgu osób uprawnionych do zapoznawania się z informacjami poufnymi. Co do zasady dostęp powinien być ograniczony wyłącznie do pracowników, współpracowników, doradców lub podwykonawców, którzy rzeczywiście potrzebują tych informacji do realizacji celu wskazanego w umowie. W praktyce warto również zobowiązać odbiorcę do zapewnienia, że osoby te będą związane obowiązkiem zachowania poufności co najmniej w takim samym zakresie jak strony umowy.

Czas trwania obowiązku poufności

Jednym z najistotniejszych postanowień każdej umowy NDA jest określenie okresu, przez jaki obowiązek zachowania poufności będzie wiązał strony. Co do zasady powinien on obejmować zarówno czas trwania współpracy, jak i odpowiedni okres po jej zakończeniu.

W praktyce spotyka się zarówno umowy zawierane na czas oznaczony, jak i na czas nieoznaczony. Warto jednak zachować ostrożność przy drugim rozwiązaniu. Jeżeli umowa NDA zostanie zawarta na czas nieokreślony i nie będzie zawierała odpowiednich postanowień ograniczających możliwość jej wypowiedzenia, każda ze stron co do zasady może zakończyć jej obowiązywanie poprzez złożenie wypowiedzenia. W konsekwencji ochrona informacji poufnych może okazać się znacznie słabsza, niż pierwotnie zakładano.

Na szczególną uwagę zasługują również zmiany wprowadzone ustawą z 4 września 2018 r. nowelizującą ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przed wejściem w życie nowelizacji obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa przez osoby świadczące pracę co do zasady wygasał po upływie trzech lat od ustania stosunku prawnego, chyba że strony postanowiły inaczej albo wcześniej ustał stan tajemnicy. Obecnie ustawa nie przewiduje takiego ograniczenia czasowego. Oznacza to, że obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa może trwać bezterminowo, o ile dana informacja nadal spełnia ustawowe przesłanki uznania jej za tajemnicę przedsiębiorstwa. Sam upływ czasu nie powoduje więc wygaśnięcia ochrony.

Postępowanie z informacjami po zakończeniu umowy

Dobrze przygotowana umowa NDA powinna regulować również sposób postępowania z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy lub po osiągnięciu celu, dla którego zostały one udostępnione.

Najczęściej strony zobowiązują odbiorcę informacji do zwrotu wszelkich dokumentów, nośników danych oraz materiałów zawierających informacje poufne albo do ich trwałego zniszczenia. Coraz częściej obowiązek ten obejmuje również usunięcie kopii elektronicznych, kopii zapasowych oraz potwierdzenie wykonania tych czynności w określonym terminie.

Takie postanowienia pozwalają domknąć cały cykl życia informacji poufnych i ograniczyć ryzyko, że po zakończeniu współpracy poufne dane nadal będą pozostawały w dyspozycji byłego kontrahenta, pracownika lub podwykonawcy. W praktyce właśnie zwrot i zniszczenie informacji poufnych stanowi jeden z podstawowych elementów skutecznego systemu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Kara umowna i odpowiedzialność za naruszenie NDA

Nawet najlepiej przygotowana umowa NDA nie spełni swojej funkcji, jeżeli nie będzie przewidywała skutecznych konsekwencji naruszenia obowiązku zachowania poufności. Z tego względu jednym z najważniejszych postanowień każdej umowy o zachowaniu poufności są zasady odpowiedzialności za bezprawne ujawnienie lub wykorzystanie informacji poufnych.

W praktyce zdecydowanie najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest kara umowna, o której mowa w art. 483 Kodeksu cywilnego. Jej podstawową zaletą jest to, że pozwala dochodzić od zobowiązanego zapłaty określonej kwoty bez konieczności wykazywania wysokości poniesionej szkody. W przypadku naruszenia NDA przedsiębiorca nie musi więc udowadniać, jakie konkretne straty finansowe spowodowało ujawnienie informacji poufnych – wystarczy wykazać, że doszło do naruszenia obowiązku wynikającego z umowy.

Jest to szczególnie istotne, ponieważ w praktyce szkoda wynikająca z ujawnienia informacji poufnych często ma charakter pośredni i trudny do oszacowania. Przykładowo ujawnienie strategii cenowej, dokumentacji technicznej czy wyników procesu due diligence może wpłynąć na pozycję konkurencyjną przedsiębiorcy, jednak precyzyjne określenie wysokości poniesionej szkody bywa niezwykle skomplikowane.

Przy konstruowaniu postanowień dotyczących kary umownej w umowie NDA warto pamiętać o jeszcze jednej istotnej kwestii. Zgodnie z art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego wierzyciel co do zasady nie może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej, chyba że strony wyraźnie przewidziały taką możliwość w umowie. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca chce zachować prawo do dochodzenia pełnej wysokości szkody, powinien zawrzeć odpowiednie postanowienie w treści NDA.

W praktyce warto również rozważyć uzupełnienie postanowień dotyczących odpowiedzialności o możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy głównej w przypadku istotnego naruszenia obowiązku zachowania poufności. Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć dalsze ryzyko związane z udostępnianiem informacji podmiotowi, który naruszył warunki współpracy.

Jeżeli strony nie przewidziały w umowie odpowiednich mechanizmów odpowiedzialności, poszkodowanemu pozostaje dochodzenie roszczeń na zasadach ogólnych. W takim przypadku zastosowanie może znaleźć odpowiedzialność deliktowa oparta na art. 415 Kodeksu cywilnego. Dochodzenie odszkodowania jest jednak znacznie trudniejsze, ponieważ wymaga wykazania wszystkich przesłanek odpowiedzialności, tj. zawinionego działania lub zaniechania sprawcy, powstania szkody, istnienia adekwatnego związku przyczynowego między zachowaniem sprawcy a szkodą oraz wysokości poniesionej szkody.

Umowa NDA z pracownikiem i współpracownikiem B2B

Jednym z najczęstszych zastosowań NDA jest zabezpieczenie informacji przekazywanych osobom współpracującym z przedsiębiorcą na co dzień. Dotyczy to nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale również zleceniobiorców, menedżerów, kontraktorów oraz przedsiębiorców świadczących usługi w modelu B2B.

To właśnie te osoby bardzo często mają dostęp do najbardziej wartościowych informacji przedsiębiorstwa – danych klientów, dokumentacji technicznej, strategii biznesowych, informacji finansowych czy know-how. Z perspektywy przedsiębiorcy ryzyko ich ujawnienia jest szczególnie istotne w momencie zakończenia współpracy, gdy były pracownik lub współpracownik podejmuje zatrudnienie u konkurencji albo rozpoczyna własną działalność gospodarczą.

W praktyce obowiązek zachowania poufności może zostać uregulowany zarówno w odrębnej umowie NDA, jak i poprzez odpowiednio przygotowaną klauzulę poufności dla pracownika zawartą w umowie o pracę. Analogiczne rozwiązania stosuje się również w umowach zlecenia, kontraktach menedżerskich czy umowach B2B (sprawdź: Umowa B2B – na co zwrócić uwagę? ). Kluczowe znaczenie ma nie forma dokumentu, lecz jego treść oraz odpowiednie określenie zakresu obowiązków stron.

Warto przy tym pamiętać, że obowiązek zachowania poufności nie jest tożsamy z zakazem konkurencji. Są to dwie odrębne instytucje prawne, które bardzo często są ze sobą mylone.

Umowa NDA zobowiązuje do nieujawniania oraz niewykorzystywania informacji poufnych niezależnie od tego, gdzie dana osoba wykonuje pracę lub prowadzi działalność gospodarczą. Natomiast zakaz konkurencji ogranicza możliwość podejmowania działalności konkurencyjnej lub świadczenia pracy na rzecz konkurenta. Oznacza to, że nawet osoba niezwiązana zakazem konkurencji nadal może być zobowiązana do zachowania poufności informacji uzyskanych podczas współpracy.

Z tego względu w praktyce przedsiębiorcy często decydują się na równoczesne stosowanie obu mechanizmów. Zakaz konkurencji chroni przed prowadzeniem działalności konkurencyjnej, natomiast umowa NDA zabezpiecza informacje poufne niezależnie od dalszych losów zawodowych pracownika lub współpracownika.

Czy tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona bez umowy NDA?

Tak. Nawet jeżeli strony nie zawarły umowy NDA, przedsiębiorca nie pozostaje pozbawiony ochrony prawnej. Podstawowym instrumentem ochrony jest art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który reguluje zasady ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Zgodnie z tym przepisem tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne dla osób zwykle zajmujących się tym rodzajem informacji, o ile przedsiębiorca podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Oznacza to, że bezprawne ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie takich informacji może stanowić czyn nieuczciwej konkurencji, niezależnie od tego, czy strony wcześniej podpisały umowę NDA.

Ochrona ustawowa ma jednak swoje ograniczenia. W praktyce przedsiębiorca musi wykazać nie tylko, że dana informacja miała wartość gospodarczą i nie była publicznie dostępna, ale również, że podjął realne działania zmierzające do zachowania jej poufności. To właśnie w tym miejscu szczególnego znaczenia nabiera odpowiednio przygotowana umowa NDA.

Podpisanie umowy NDA stanowi jeden z najważniejszych dowodów potwierdzających, że przedsiębiorca świadomie wdrożył środki mające na celu ochronę informacji poufnych. Okoliczność ta może mieć istotne znaczenie w ewentualnym sporze sądowym dotyczącym naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W wyroku z 6 czerwca 2003 r. (IV CKN 211/01) Sąd Najwyższy wskazał, że informacja staje się tajemnicą przedsiębiorstwa dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca wyraża wolę zachowania jej w poufności i podejmuje realne działania zmierzające do uniemożliwienia dostępu do niej osobom trzecim w zwykłym toku czynności. Sam fakt, że z informacją zapoznają się pracownicy lub inne osoby zobowiązane do zachowania poufności, nie pozbawia jej charakteru tajemnicy przedsiębiorstwa. Jednocześnie Sąd Najwyższy podkreślił, że jednym z przejawów należytej ochrony jest poinformowanie osób mających dostęp do takich informacji o ich poufnym charakterze.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien nie tylko odpowiednio oznaczać informacje poufne i ograniczać do nich dostęp, lecz także zobowiązywać osoby mające z nimi styczność do zachowania poufności. Właśnie temu służy umowa NDA – stanowi ona nie tylko podstawę dochodzenia roszczeń w razie naruszenia obowiązku poufności, ale również istotny dowód, że przedsiębiorca dochował należytej staranności w ochronie swojej tajemnicy przedsiębiorstwa.

Należy również pamiętać, że naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa może wiązać się nie tylko z odpowiedzialnością cywilną, ale również z odpowiedzialnością karną. W określonych przypadkach ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje możliwość wymierzenia sprawcy grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

W praktyce najlepszy poziom ochrony zapewnia połączenie ochrony ustawowej z odpowiednio przygotowaną umową NDA. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko zwiększa bezpieczeństwo przekazywanych informacji, ale również wzmacnia swoją pozycję dowodową na wypadek sporu sądowego.

Na co należy uważać przed podpisaniem umowy NDA?

W praktyce przedsiębiorcy często koncentrują się na przygotowaniu własnej umowy NDA, zapominając, że równie często występują jako strona otrzymująca „gotowy” dokument do podpisu. Tymczasem nie każda umowa o zachowaniu poufności jest wyważona, a niektóre postanowienia mogą prowadzić do nadmiernego obciążenia jednej ze stron lub znacząco zwiększać ryzyko odpowiedzialności.

Przed podpisaniem NDA warto dokładnie przeanalizować przede wszystkim zakres informacji objętych ochroną. Jednym z najczęściej spotykanych problemów jest zbyt szeroka lub otwarta definicja informacji poufnych, obejmująca przykładowo „wszystkie informacje dotyczące działalności przedsiębiorcy”, bez jakiegokolwiek doprecyzowania. W praktyce może to prowadzić do sporów dotyczących tego, czy dana informacja rzeczywiście była objęta obowiązkiem poufności.

Szczególną uwagę należy zwrócić również na postanowienia dotyczące odpowiedzialności. Zdarza się, że umowy przewidują bardzo wysokie kary umowne, całkowicie nieproporcjonalne do wartości współpracy lub zakresu przekazywanych informacji. Warto również sprawdzić, czy kara umowna została przewidziana za każde, nawet nieumyślne naruszenie obowiązków, niezależnie od winy lub rzeczywistych skutków ujawnienia informacji.

Kolejnym elementem wymagającym analizy jest zakres obowiązków stron. Profesjonalnie przygotowana umowa NDA powinna zachowywać równowagę pomiędzy interesami obu stron. Jeżeli obowiązki dotyczą wyłącznie jednej strony, a druga nie ponosi żadnych analogicznych zobowiązań mimo wzajemnego przekazywania informacji, warto rozważyć negocjację treści umowy.

Ostrożności wymaga również określenie czasu obowiązywania obowiązku poufności. Zbyt długi okres ochrony nie zawsze jest uzasadniony, podobnie jak bezterminowe zobowiązania pozbawione racjonalnego uzasadnienia gospodarczego. Każdorazowo warto ocenić, czy przyjęty okres odpowiada charakterowi informacji oraz celowi, dla którego zostały one udostępnione.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że NDA nie jest dokumentem, którego treść należy bezrefleksyjnie zaakceptować. W zdecydowanej większości przypadków postanowienia umowy podlegają negocjacjom. Jeżeli projekt przewiduje nieproporcjonalne obowiązki, rażąco wysokie kary umowne lub postanowienia mogące prowadzić do nadmiernej odpowiedzialności jednej ze stron, warto zaproponować ich zmianę. W skrajnych przypadkach, gdy druga strona odmawia jakichkolwiek modyfikacji, podpisanie takiej umowy może okazać się bardziej ryzykowne niż rezygnacja z planowanej współpracy.

Umowa NDA wzór – czy warto z niego korzystać?

W Internecie można znaleźć wiele dokumentów oznaczonych jako NDA wzór, umowa NDA wzór czy klauzula poufności wzór. Mogą one stanowić pomocny punkt wyjścia przy przygotowywaniu umowy, jednak nie powinny być traktowane jako uniwersalne rozwiązanie odpowiednie dla każdej sytuacji.

Większość ogólnodostępnych wzorów zawiera podstawowe postanowienia dotyczące definicji informacji poufnych, obowiązku zachowania poufności czy odpowiedzialności za naruszenie umowy. W praktyce bardzo rzadko uwzględniają jednak specyfikę konkretnej branży, rodzaju przekazywanych informacji, celu współpracy czy pozycji negocjacyjnej stron.

Przykładowo, zupełnie inne postanowienia będą odpowiednie dla przedsiębiorcy przekazującego dokumentację techniczną producentowi, inne podczas procesu due diligence poprzedzającego sprzedaż udziałów, a jeszcze inne przy współpracy z software house’em lub agencją marketingową. Zastosowanie jednego uniwersalnego wzoru we wszystkich tych przypadkach może prowadzić do powstania dokumentu, który nie zapewni oczekiwanego poziomu ochrony.

W praktyce największym problemem nie jest sam fakt korzystania z gotowego wzoru, lecz brak jego dostosowania do konkretnej sytuacji. Zbyt ogólne definicje informacji poufnych, niewłaściwie określone zasady odpowiedzialności czy pominięcie kluczowych postanowień dotyczących czasu obowiązywania umowy mogą sprawić, że dokument będzie miał ograniczoną wartość praktyczną, a w przypadku sporu nie zapewni przedsiębiorcy skutecznej ochrony.

Jeżeli przekazywane informacje mają istotną wartość gospodarczą lub dotyczą planowanej inwestycji, sprzedaży przedsiębiorstwa, procesu due diligence czy strategicznej współpracy biznesowej, przygotowanie indywidualnie dopasowanej umowy NDA jest rozwiązaniem znacznie bezpieczniejszym niż korzystanie z przypadkowo znalezionego wzoru.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Co oznacza skrót NDA?

NDA to skrót od angielskiego określenia Non-Disclosure Agreement, które w języku polskim oznacza umowę o zachowaniu poufności. Jest to umowa zobowiązująca jedną lub obie strony do nieujawniania oraz niewykorzystywania określonych informacji poufnych.

Czy umowa NDA musi być zawarta na piśmie?

Nie. Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy dla zawarcia umowy NDA. Ze względów dowodowych zdecydowanie rekomendowane jest jednak sporządzenie jej w formie pisemnej lub dokumentowej.

Jak długo obowiązuje umowa NDA?

Okres obowiązywania zależy od treści umowy. Strony mogą określić obowiązek zachowania poufności zarówno na czas oznaczony, jak i, z pewnymi zastrzeżeniami, na czas nieoznaczony. W praktyce obowiązek poufności bardzo często trwa również po zakończeniu współpracy.

Co grozi za złamanie umowy NDA?

Konsekwencje naruszenia NDA zależą od treści umowy. Najczęściej obejmują obowiązek zapłaty kary umownej, naprawienie szkody, możliwość rozwiązania współpracy ze skutkiem natychmiastowym oraz,  w określonych przypadkach, odpowiedzialność wynikającą z przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Czy NDA obowiązuje po zakończeniu współpracy?

Tak, jeżeli wynika to z postanowień umowy lub z przepisów prawa dotyczących ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. W praktyce większość profesjonalnie przygotowanych umów NDA przewiduje obowiązek zachowania poufności również po zakończeniu współpracy.

Podsumowanie

Umowa NDA jest jednym z podstawowych narzędzi służących ochronie informacji poufnych w obrocie gospodarczym. Odpowiednio przygotowana pozwala ograniczyć ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych, uregulować zasady ich wykorzystywania oraz określić konsekwencje naruszenia obowiązku zachowania poufności. Sama obecność NDA nie gwarantuje jednak skutecznej ochrony – decydujące znaczenie ma sposób jej skonstruowania oraz dostosowanie postanowień do charakteru współpracy i rodzaju przekazywanych informacji.

W Rubicon Legal wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie współpracy biznesowej – przygotowujemy i opiniujemy umowy NDA, negocjujemy ich postanowienia oraz doradzamy w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa podczas negocjacji handlowych, procesów due diligence, transakcji M&A oraz bieżącej współpracy z kontrahentami i pracownikami. Dzięki temu nasi Klienci mogą bezpiecznie rozwijać swój biznes, minimalizując ryzyko związane z ujawnieniem informacji stanowiących istotną wartość gospodarczą.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy prawnej i biznesowej.