Regulamin wynagradzania – kiedy jest obowiązkowy, co musi zawierać i jak go wprowadzić?

Wystarczy, że firma przekroczy pewien próg zatrudnienia albo do pracodawcy trafi wniosek związków zawodowych, a pytanie o regulamin wynagradzania przestaje być teoretyczne. Dla jednego przedsiębiorcy to obowiązek pod rygorem sankcji, dla innego dobrowolne narzędzie porządkujące politykę płacową. Problem w tym, że w internecie wciąż krąży nieaktualny stan prawny – w wielu opracowaniach próg obowiązkowości regulaminu podawany jest błędnie. Poniżej wyjaśniamy, kiedy regulamin wynagradzania trzeba wprowadzić, co powinien zawierać i jak zrobić to zgodnie z przepisami, tak aby dokument rzeczywiście obowiązywał.

Czym jest regulamin wynagradzania?

Regulamin wynagradzania to wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy – akt, który u danego pracodawcy określa warunki wynagradzania za pracę oraz zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Jego podstawą jest art. 77(2) Kodeksu pracy. W praktyce regulamin pełni rolę pośrednią między umową o pracę a układem zbiorowym pracy: ustala ogólne zasady płacowe obowiązujące w firmie, na podstawie których określa się następnie indywidualne warunki wynagrodzenia w umowach z poszczególnymi pracownikami.

Kodeks pracy traktuje regulamin jako rozwiązanie stosowane wtedy, gdy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy. Jeżeli w firmie obowiązuje układ zbiorowy ustalający warunki wynagradzania, regulamin nie jest potrzebny – to układ przejmuje jego funkcję. Regulamin obowiązuje więc do czasu, aż pracownicy zostaną objęci odpowiednim układem.

Nawet jeśli firma nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu, często warto go mieć. Jasne, spisane zasady wynagradzania porządkują politykę płacową, ułatwiają zarządzanie zespołem i ograniczają ryzyko zarzutu nierównego traktowania pracowników. Ma to dodatkowe znaczenie w kontekście nadchodzących wymogów jawności wynagrodzeń, które wymuszą oparcie zasad płacowych na obiektywnych, neutralnych kryteriach – uporządkowany regulamin jest dobrym punktem wyjścia do przygotowania firmy na te zmiany.

Kiedy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy? Progi zatrudnienia

To najważniejsza i najczęściej mylona kwestia. Obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania zależy od liczby zatrudnionych pracowników. Obecny stan prawny wygląda następująco:

Liczba zatrudnionych pracowników	Regulamin wynagradzania
Co najmniej 50	Obowiązkowy
Co najmniej 20 i mniej niż 50	Obowiązkowy tylko na wniosek zakładowej organizacji związkowej
Mniej niż 50	Fakultatywny (pracodawca może go wprowadzić dobrowolnie)

Główny próg wynosi co najmniej 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy – dopiero przy takim zatrudnieniu powstaje obowiązek wprowadzenia regulaminu. Wartość tę ustalono nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2017 r. (ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców). Wcześniej próg wynosił 20 pracowników i to właśnie ta dawna, nieaktualna granica wciąż pojawia się w starszych opracowaniach oraz błędnych artykułach w sieci – nie należy się nią kierować.

W przedziale od 20 do 49 pracowników regulamin staje się obowiązkowy tylko wtedy, gdy z wnioskiem o jego ustalenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 osób, u którego nie padł taki wniosek, może wprowadzić regulamin dobrowolnie.

Przy liczeniu progu bierze się pod uwagę pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy – niezależnie od wymiaru etatu. Do limitu nie wlicza się natomiast osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych ani współpracowników B2B, ponieważ nie są oni pracownikami w rozumieniu przepisów prawa pracy.

Co musi, a co może zawierać regulamin wynagradzania?

Regulamin ma część obowiązkową i część fakultatywną. Elementem obligatoryjnym są warunki wynagradzania za pracę – a więc określenie składników wynagrodzenia i zasad ich ustalania w sposób, który pozwala wyliczyć indywidualne wynagrodzenie każdego pracownika. To rdzeń dokumentu, bez którego nie spełnia on swojej funkcji.

W ramach warunków wynagradzania regulamin powinien określać również zasady dotyczące dodatkowych składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane u danego pracodawcy – na przykład premii regulaminowych czy dodatków. Osobną kategorią są inne świadczenia związane z pracą. Pracodawca może, choć nie musi, określić w regulaminie także takie świadczenia oraz zasady ich przyznawania – na przykład dodatkowe odprawy czy inne świadczenia pozapłacowe.

Istnieje też wyraźne ograniczenie: regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy ani osób zarządzających zakładem na innej podstawie niż stosunek pracy. Wynagrodzenie kadry zarządzającej ustala się w odrębnym trybie, poza regulaminem.

W praktyce dobrze skonstruowany regulamin wynagradzania obejmuje najczęściej:

• zakres podmiotowy (kogo dotyczy);
• katalog składników wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie);
• zasady i kryteria ustalania oraz przyznawania poszczególnych składników;
• postanowienia dotyczące innych świadczeń związanych z pracą;
• przepisy przejściowe i końcowe (data wejścia w życie, tryb zmian).

Jak wprowadzić i zmienić regulamin? Procedura krok po kroku

Sam fakt sporządzenia dokumentu nie wystarczy, by regulamin obowiązywał. O jego mocy wiążącej decyduje dochowanie procedury.

Regulamin ustala pracodawca. Jeżeli jednak w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek uzgodnić z nią treść regulaminu. Jest to uzgodnienie, a nie zwykła konsultacja – różnica jest zasadnicza. Nie oznacza to jednak, że brak porozumienia w każdym przypadku bezterminowo blokuje możliwość wprowadzenia regulaminu.

Gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zastosowanie mają szczególne zasady dotyczące ich wspólnego stanowiska. Jeżeli w terminie 30 dni od przekazania projektu organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska, decyzję w sprawie ustalenia regulaminu podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk poszczególnych organizacji. Regułę tę stosuje się odpowiednio również wtedy, gdy u pracodawcy działa jedna reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca co najmniej 5% pracowników.

Kolejnym krokiem jest ogłoszenie regulaminu, czyli podanie go pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty u danego pracodawcy – na przykład przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub udostępnienie w intranecie. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (art. 77(2) § 6 Kodeksu pracy). Co istotne, termin ten biegnie niezależnie od tego, czy każdy pracownik zdążył się z dokumentem zapoznać (por. wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2006 r., sygn. akt II PK 124/06).

Zmiana regulaminu następuje w tym samym trybie co jego ustalenie – wymaga uzgodnienia ze związkami (jeśli działają), ogłoszenia i upływu 14 dni. Warto pamiętać, że korzystniejsze postanowienia regulaminu zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki zatrudnienia. Jeżeli natomiast nowe postanowienia są dla pracownika mniej korzystne, nie zmieniają automatycznie jego indywidualnych warunków zatrudnienia – ich wprowadzenie wymaga wypowiedzenia dotychczasowych warunków na zasadach określonych w art. 42 Kodeksu pracy.

Najczęstsze błędy pracodawców

Przy regulaminie wynagradzania powtarza się kilka błędów, które w praktyce potrafią pozbawić dokument mocy prawnej albo narazić firmę na spór:

• Wprowadzenie regulaminu bez uzgodnienia ze związkami zawodowymi – skutkuje tym, że dokument nie wchodzi w życie i nie obowiązuje.
• Brak prawidłowego ogłoszenia pracownikom – regulamin, którego nie podano do wiadomości w przyjęty sposób, nie zaczyna obowiązywać.
• Sprzeczność regulaminu z umowami o pracę – postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż jego umowa nie zastępują automatycznie warunków umownych.
• Opieranie się na nieaktualnym progu 20 pracowników – od 2017 roku obowiązek powstaje przy 50 pracownikach, a przedział 20-49 rządzi się osobnymi zasadami.
• Klauzule zakazujące pracownikom ujawniania wysokości wynagrodzenia – w świetle nadchodzących wymogów jawności wynagrodzeń tego rodzaju postanowienia wymagają przeglądu i najczęściej korekty.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi mieć regulamin wynagradzania?

Obowiązek zależy od liczby zatrudnionych pracowników, a nie od formy prawnej firmy. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, który zatrudnia poniżej 50 pracowników i nie otrzymał wniosku związków zawodowych, nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu, choć może to zrobić dobrowolnie.

Ilu pracowników zwalnia z obowiązku posiadania regulaminu?

Obowiązek wprowadzenia regulaminu powstaje przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników. Poniżej tego progu regulamin jest fakultatywny, z wyjątkiem przedziału 20-49 pracowników, gdzie staje się obowiązkowy na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Czy regulamin wynagradzania dotyczy zleceniobiorców i współpracowników B2B?

Regulamin reguluje warunki wynagradzania pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B nie są nim objęte, a ich wynagrodzenie wynika z zawartych z nimi umów.

Kiedy regulamin wynagradzania wchodzi w życie?

Regulamin zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od dnia podania go pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Czy można wprowadzić regulamin bez zgody związków zawodowych?

Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, jej udział jest wymagany – treść regulaminu podlega uzgodnieniu. Gdy działa kilka organizacji i nie przedstawią one wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca. Jeśli jednak związki wspólnie zaopiniują projekt negatywnie, regulaminu w tej treści wprowadzić nie można.

Czym różni się regulamin wynagradzania od regulaminu pracy?

Regulamin wynagradzania określa zasady wynagradzania (składniki płacy, świadczenia dodatkowe), natomiast regulamin pracy reguluje organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki (m.in. czas pracy, dyscyplinę). To dwa odrębne dokumenty o różnym zakresie.

Podsumowanie

Regulamin wynagradzania to coś więcej niż formalny druk do wypełnienia. Prawidłowo wprowadzony porządkuje politykę płacową, zabezpiecza pracodawcę przed zarzutem nierównego traktowania i przygotowuje firmę na rosnące wymogi w zakresie jawności wynagrodzeń. Klucz to znajomość aktualnych progów zatrudnienia (obowiązek od 50 pracowników) oraz dochowanie procedury – uzgodnienia ze związkami, ogłoszenia i 14-dniowego terminu wejścia w życie. Zaniedbanie któregokolwiek z tych etapów sprawia, że dokument nie obowiązuje.

Jeżeli zastanawiasz się, czy Twoja firma ma obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania, chcesz przygotować dokument od podstaw albo zweryfikować, czy obecny regulamin jest zgodny z aktualnymi przepisami i nadchodzącymi wymogami jawności płac, prawnicy Rubicon Legal pomogą przeprowadzić ten proces bezpiecznie. Zapraszamy do kontaktu i wstępnej konsultacji.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy prawnej i biznesowej.