Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. – jak je zwołać i przeprowadzić?

W języku potocznym i wyszukiwanych w internecie treściach, określenia „zgromadzenie wspólników” oraz „walne zgromadzenie” bywają używane zamiennie. Z punktu widzenia Kodeksu spółek handlowych nie są to jednak pojęcia tożsame – zgromadzenie wspólników jest organem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, natomiast walne zgromadzenie jest organem spółki akcyjnej. W konsekwencji, choć określenie „walne zgromadzenie wspólników” jest często spotykane w praktyce, prawidłowym określeniem organu spółki z o.o. jest zgromadzenie wspólników.

Wstęp

Zwołanie zgromadzenia wspólników to jedna z najważniejszych czynności organizacyjnych w funkcjonowaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. To właśnie podczas zgromadzenia podejmowane są decyzje dotyczące kluczowych spraw spółki – od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, przez udzielenie absolutorium członkom zarządu, aż po zmiany umowy spółki czy podwyższenie kapitału zakładowego.

Choć przepisy Kodeksu spółek handlowych szczegółowo regulują sposób zwoływania i przeprowadzania zgromadzeń, w praktyce przedsiębiorcy i członkowie zarządów nadal popełniają błędy formalne. Nieprawidłowo doręczone zawiadomienia, niewłaściwie ustalony porządek obrad czy naruszenie zasad głosowania mogą prowadzić do zaskarżenia podjętych uchwał, a w niektórych przypadkach nawet do stwierdzenia ich nieważności.

W niniejszym artykule przedstawiamy cały proces organizacji zgromadzenia wspólników – od obowiązków związanych z jego zwołaniem, przez przebieg obrad, aż po sporządzenie protokołu i wykonanie czynności po zakończeniu zgromadzenia. Wyjaśniamy również najczęściej pojawiające się wątpliwości oraz wskazujemy praktyczne rozwiązania, które pozwalają ograniczyć ryzyko błędów formalnych.

Czym jest zgromadzenie wspólników i jaką rolę pełni w spółce z o.o.?

Zgromadzenie wspólników stanowi najwyższy organ właścicielski spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. To właśnie wspólnicy, wykonując przysługujące im prawa korporacyjne, podejmują decyzje dotyczące najważniejszych kwestii związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Kompetencje zgromadzenia wynikają zarówno z przepisów Kodeksu spółek handlowych, jak i z postanowień umowy spółki.

Do najistotniejszych spraw należą w szczególności:

• zatwierdzanie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki;
• podejmowanie uchwał o podziale zysku albo pokryciu straty;
• udzielanie absolutorium członkom zarządu oraz – jeżeli została ustanowiona – radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej;
• podejmowanie uchwał dotyczących zmian umowy spółki;
• podejmowanie decyzji o podwyższeniu lub obniżeniu kapitału zakładowego;
• podejmowanie uchwał w sprawie połączenia, podziału, przekształcenia albo rozwiązania spółki.

W zależności od przedmiotu uchwały przepisy mogą przewidywać odmienne wymogi dotyczące większości głosów, obecności notariusza czy późniejszego zgłoszenia zmian do Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego prawidłowe przygotowanie zgromadzenia ma znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz przede wszystkim prawne.

Zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników – czym się różnią?

Kodeks spółek handlowych przewiduje dwa rodzaje zgromadzeń wspólników: zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. Różnią się one przede wszystkim celem, terminem zwołania oraz zakresem spraw podlegających rozpoznaniu.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników ma charakter obligatoryjny. Zgodnie z art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych powinno zostać zwołane w terminie sześciu miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zgromadzenie powinno odbyć się najpóźniej do 30 czerwca.

Porządek obrad takiego zgromadzenia obejmuje przede wszystkim sprawy związane z podsumowaniem działalności spółki za poprzedni rok obrotowy. Do obowiązkowych punktów należą w szczególności:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki;
• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego;
• podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty;
• udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków.

Terminowe odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest jednym z podstawowych obowiązków korporacyjnych spółki. Jego niedochowanie może skutkować odpowiedzialnością członków zarządu, a także opóźnieniem w podjęciu obligatoryjnych uchwał i wykonaniu wynikających z nich obowiązków, w szczególności w zakresie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może zostać zwołane w każdym czasie, jeżeli wymaga tego interes spółki lub konieczne jest podjęcie uchwał, których nie można odłożyć do zwyczajnego zgromadzenia.

Najczęściej dotyczy ono takich kwestii jak:

• zmiana umowy spółki,
• zmiana składu organów,
• podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego,
• wyrażenie zgody na istotne czynności przewidziane w Kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki,
• zmiana przedmiotu działalności przedsiębiorstwa.

Co do zasady nadzwyczajne zgromadzenie zwołuje zarząd. Niezależnie od tego, Rada nadzorcza (jeżeli została ustanowiona), jak również komisja rewizyjna (jeżeli została ustanowiona) mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w ustawowym terminie, oraz nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.

Przepisy przewidują również mechanizmy ochrony praw mniejszościowych wspólników w tym zakresie. Zgodnie z art. 236 § 1 Kodeksu spółek handlowych wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz umieszczenia określonych spraw w porządku obrad, chyba że umowa spółki przewiduje korzystniejsze zasady.

Rozwiązanie to ma istotne znaczenie z punktu widzenia ładu korporacyjnego, ponieważ pozwala wspólnikom posiadającym mniejszościowy udział w kapitale zakładowym, którzy zazwyczaj nie mają bezpośredniego wpływu na skład osobowy zarządu, skutecznie inicjować rozpatrzenie spraw istotnych dla funkcjonowania spółki, nawet jeżeli zarząd nie planował zwołania zgromadzenia z własnej inicjatywy.

Kompetencje zgromadzenia wspólników – jakie uchwały podejmuje?

Zgromadzenie wspólników jest organem stanowiącym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością którego kompetencje określają przepisy prawa (w szczególności Kodeks spółek handlowych) oraz postanowienia umowy spółki.

Najważniejsze kompetencje zgromadzenia wspólników zostały wskazane przede wszystkim w art. 228 Kodeksu spółek handlowych. Do spraw wymagających podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników należą w szczególności:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
• podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty;
• udzielenie absolutorium dla zarządu oraz – jeżeli zostały ustanowione – członkom rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej z wykonania obowiązków;
• postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki albo sprawowaniu zarządu lub nadzoru;
• zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
• nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;
• zwrot dopłat, jeżeli zostały wcześniej wniesione przez wspólników.

Oprócz powyższego katalogu przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują obowiązek podjęcia uchwały wspólników również w szeregu innych przypadków, między innymi w sprawach dotyczących:

• zmiany umowy spółki;
• podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego;
• połączenia, podziału lub przekształcenia spółki;
• rozwiązania spółki i otwarcia likwidacji;
• wyrażenia zgody na określone czynności przewidziane w ustawie lub umowie spółki.

Warto również nadmienić o konieczności uzyskania zgody wyrażonej w formie uchwały wspólników na  rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, jeżeli umowa wspólników nie wyłącza tego obowiązku (art. 230 KSH).

W praktyce bardzo często zgromadzenie podejmuje również uchwały dotyczące powoływania i odwoływania członków zarządu. Należy jednak pamiętać, że sposób obsadzania organów spółki może zostać uregulowany odmiennie w umowie spółki. Kompetencja ta może zostać przyznana np. radzie nadzorczej, konkretnemu wspólnikowi albo określonej grupie wspólników.

Czy umowa spółki może rozszerzyć kompetencje zgromadzenia?

Tak. Kodeks spółek handlowych pozostawia wspólnikom znaczną swobodę w kształtowaniu zasad funkcjonowania spółki. W praktyce umowy spółek rozszerzają kompetencje zgromadzenia wspólników o inne sprawy, często przewidując obowiązek uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na dokonanie określonych czynności przez zarząd, takich jak:

• zawarcie umowy o wartości przekraczającej określony próg;
• zaciągnięcie finansowania;
• ustanowienie zabezpieczeń;
• nabycie lub zbycie składników majątku o znacznej wartości;
• nabycie lub zbycie praw udziałowych w innych podmiotach;
• rozpoczęcie nowego rodzaju działalności.

Takie rozwiązania wzmacniają kontrolę właścicielską nad działalnością zarządu i są szczególnie często spotykane w spółkach z udziałem inwestorów.

Jak zwołać zgromadzenie wspólników – procedura krok po kroku

Prawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników ma kluczowe znaczenie dla ważności podejmowanych uchwał. Nawet drobne uchybienia formalne mogą stać się podstawą do ich zaskarżenia. Z tego względu procedura określona w art. 235–238 Kodeksu spółek handlowych powinna być przestrzegana z dużą starannością.

Kto zwołuje zgromadzenie wspólników?

Co do zasady zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd spółki. To na nim spoczywa obowiązek zorganizowania zarówno zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jak i, w razie potrzeby, nadzwyczajnego zgromadzenia.

Kodeks spółek handlowych przewiduje jednak sytuacje, w których zwołanie zgromadzenia wspólników (w praktyce – zgromadzenia wspólników spółki z o.o.) może nastąpić z inicjatywy innych podmiotów.

Przykładowo:

• rada nadzorcza może zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli zarząd nie uczyni tego w ustawowym terminie, oraz nadzwyczajne zgromadzenie, jeżeli uzna to za wskazane;
• uprawnienie do zwołania zgromadzenia mogą otrzymać również inne osoby, jeżeli wynika to z postanowień umowy spółki;
• wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz umieszczenia określonych spraw w porządku obrad, chyba że umowa spółki przewiduje niższy próg.

Jeżeli zarząd nie uwzględni prawidłowo zgłoszonego żądania wspólników, możliwe jest wystąpienie do sądu rejestrowego o udzielenie stosownego upoważnienia zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników – termin i forma

Decyzja o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinna zapaść w formie uchwały zarządu (jeżeli zarząd jest wieloosobowy), podjętej zgodnie z przepisami KSH i umową spółki, gdyż jest to czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu. Następnie zarząd może przystąpić do wysyłania stosownych zawiadomień do wspólników spółki.

Zgodnie z art. 238 § 1 Kodeksu spółek handlowych zawiadomienie powinno zostać wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia.

Przepisy dopuszczają kilka sposobów doręczenia zawiadomienia. Może ono zostać wysłane:

• listem poleconym;
• przesyłką kurierską;
• pocztą elektroniczną – pod warunkiem, że wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę oraz wskazał adres e-mail, na który mają być kierowane zawiadomienia;
• na adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli spełnione są wymagania wynikające z obowiązujących przepisów.

Istotne jest, że dla zachowania ustawowego terminu decydujące znaczenie ma moment wysłania zawiadomienia, a nie data jego faktycznego odbioru przez wspólnika. W praktyce oznacza to, że zarząd nie musi oczekiwać na potwierdzenie odbioru korespondencji.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się również możliwość skutecznego doręczenia zawiadomienia osobiście, jeżeli nie budzi ono wątpliwości co do daty i faktu doręczenia. Z perspektywy bezpieczeństwa obrotu najczęściej rekomendowane pozostaje jednak korzystanie z form wyraźnie wskazanych w Kodeksie spółek handlowych.

Co musi zawierać zaproszenie – elementy i przykładowy schemat

Prawidłowo sporządzone zaproszenie powinno umożliwiać wspólnikom odpowiednie przygotowanie się do zgromadzenia oraz ocenę, jakie decyzje będą przedmiotem obrad.

Co do zasady zaproszenie powinno zawierać:

• dzień zgromadzenia;
• godzinę rozpoczęcia obrad;
• miejsce odbycia zgromadzenia;
• szczegółowy porządek obrad.

Jeżeli planowana jest zmiana umowy spółki, zawiadomienie powinno dodatkowo wskazywać istotne elementy proponowanych zmian, tak aby wspólnicy mogli zapoznać się z ich zakresem jeszcze przed zgromadzeniem.

Natomiast w przypadku zgromadzeń odbywających się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zaproszenie powinno zawierać również informacje dotyczące:

• sposobu uczestnictwa w zgromadzeniu;
• zasad wypowiadania się podczas obrad;
• sposobu wykonywania prawa głosu;
• sposobu zgłaszania sprzeciwu do uchwał.

Lista kontrolna – co powinno znaleźć się w zaproszeniu?

Przed wysłaniem zawiadomienia warto sprawdzić, czy obejmuje ono wszystkie wymagane elementy:

✔ datę, godzinę i miejsce zgromadzenia,

✔ szczegółowy porządek obrad,

✔ informacje o projektowanych zmianach umowy spółki (jeżeli są planowane),

✔ zasady udziału zdalnego i wykonywania prawa głosu (jeżeli zgromadzenie odbywa się online),

✔ podpis osoby uprawnionej do zwołania zgromadzenia.

Dobrą praktyką jest również przygotowanie projektów uchwał oraz udostępnienie wspólnikom materiałów dotyczących poszczególnych punktów porządku obrad jeszcze przed terminem zgromadzenia. Pozwala to usprawnić przebieg posiedzenia, ograniczyć ryzyko sporów oraz zwiększa transparentność procesu podejmowania decyzji.

Zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania – kiedy można skorzystać z art. 240 KSH?

Co do zasady zgromadzenie wspólników powinno zostać zwołane z zachowaniem wymogów określonych w Kodeksie spółek handlowych, w szczególności zasad dotyczących zawiadomienia wspólników oraz terminu jego doręczenia. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od tej reguły, który w praktyce sprawdza się przede wszystkim w spółkach o niewielkiej liczbie wspólników.

Zgodnie z art. 240 KSH, uchwały mogą zostać podjęte bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki:

• na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy,
• żaden z obecnych wspólników nie zgłosi sprzeciwu ani co do odbycia zgromadzenia, ani co do wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Oznacza to, że wystarczy sprzeciw choćby jednego wspólnika, aby skorzystanie z uproszczonego trybu było niemożliwe. W takiej sytuacji konieczne jest zwołanie zgromadzenia zgodnie z zasadami określonymi w art. 235–238 Kodeksu spółek handlowych.

Kiedy tryb z art. 240 KSH sprawdza się w praktyce?

Zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania jest rozwiązaniem szczególnie praktycznym w spółkach, w których występuje dwóch lub kilku wspólników pozostających ze sobą w stałym kontakcie i zgodnie prowadzących sprawy przedsiębiorstwa. Pozwala ono szybko podjąć decyzje bez konieczności zachowania dwutygodniowego terminu na wysłanie zawiadomień.

Nie oznacza to jednak, że art. 240 KSH może być wykorzystywany jako sposób na pomijanie praw wspólników. W przypadku konfliktu właścicielskiego lub braku jednomyślności bezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje przeprowadzenie zgromadzenia zgodnie z pełną procedurą przewidzianą w Kodeksie spółek handlowych.

Ryzyka związane z zastosowaniem art. 240 KSH

Choć tryb przewidziany w art. 240 KSH znacząco upraszcza procedurę podejmowania uchwał, jego zastosowanie wymaga zachowania szczególnej ostrożności.

Najczęstsze problemy pojawiają się w sytuacji, gdy:

• nie wszyscy wspólnicy byli obecni podczas zgromadzenia,
• istnieją wątpliwości co do prawidłowej reprezentacji wspólnika będącego osobą prawną,
• pełnomocnik nie dysponował odpowiednim umocowaniem lub zakres pełnomocnictwa jest zbyt wąski,
• po zakończeniu zgromadzenia jeden ze wspólników kwestionuje brak sprzeciwu lub zakres spraw objętych porządkiem obrad.

Z perspektywy bezpieczeństwa prawnego warto zadbać o odpowiednie udokumentowanie przebiegu zgromadzenia, w szczególności odnotowanie w protokole, że cały kapitał zakładowy był reprezentowany oraz że żaden z obecnych nie zgłosił sprzeciwu wobec odbycia zgromadzenia ani proponowanego porządku obrad.

Przebieg zgromadzenia wspólników – od otwarcia po głosowania

Prawidłowe zwołanie zgromadzenia stanowi dopiero pierwszy etap całej procedury. Równie istotne jest zachowanie właściwego przebiegu obrad, ponieważ uchybienia popełnione już podczas zgromadzenia mogą prowadzić do podważenia podjętych uchwał.

Choć Kodeks spółek handlowych nie reguluje szczegółowo każdego etapu posiedzenia, w praktyce korporacyjnej wykształcił się określony porządek prowadzenia obrad.

Typowy przebieg zgromadzenia obejmuje następujące etapy:

1. otwarcie zgromadzenia przez osobę uprawnioną,
2. wybór przewodniczącego zgromadzenia (jeżeli jest wymagany),
3. wybór osoby sporządzającej protokół,
4. sporządzenie oraz podpisanie listy obecności,
5. stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał,
6. przyjęcie porządku obrad,
7. rozpatrzenie kolejnych punktów porządku obrad,
8. przeprowadzenie głosowań nad projektami uchwał,
9. zamknięcie zgromadzenia.

Przy bardziej złożonych zgromadzeniach, zwłaszcza obejmujących zmiany umowy spółki lub reorganizację przedsiębiorstwa, przebieg obrad może zostać dodatkowo uszczegółowiony w regulaminie zgromadzenia.

Kto otwiera zgromadzenie wspólników i kto mu przewodniczy?

Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest to, kto otwiera zgromadzenie wspólników.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie określają, kto jest uprawniony do otwarcia zgromadzenia wspólników. Osoba otwierająca zgromadzenie wspólników może być wskazana w umowie spółki albo w regulaminie zgromadzenia wspólników. Jeżeli brak jest w tym zakresie regulacji można posiłkować się odpowiednim przepisem z zakresu spółki akcyjnej, tj. art. 409 § 1 KSH i wówczas zgromadzenie wspólników może otworzyć przedstawiciel organu zwołującego zgromadzenie (zarządu albo rady nadzorczej/komisji rewizyjnej).

Po otwarciu zgromadzenia zazwyczaj następuje wybór przewodniczącego zgromadzenia, chyba że umowa spółki przewiduje odmienny sposób prowadzenia obrad.

Do podstawowych obowiązków przewodniczącego należy w szczególności:

• kierowanie przebiegiem zgromadzenia,
• czuwanie nad przestrzeganiem porządku obrad,
• udzielanie głosu uczestnikom,
• zarządzanie głosowaniami,
• ogłaszanie wyników głosowań,
• podpisanie protokołu ze zgromadzenia (obok innych osób zobowiązanych zgodnie z przepisami lub praktyką korporacyjną).

Sprawne prowadzenie obrad przez przewodniczącego ma istotne znaczenie zwłaszcza w sytuacji występowania sporów pomiędzy wspólnikami lub dużej liczby projektów uchwał.

Kworum i większość głosów potrzebna do podjęcia uchwał

W przeciwieństwie do spółki akcyjnej, przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady nie przewidują ustawowego kworum na zgromadzeniu wspólników. Oznacza to, że uchwały mogą być podejmowane niezależnie od liczby reprezentowanych udziałów, o ile umowa spółki nie wprowadza odmiennych wymogów.

W praktyce oznacza to, że kworum na zgromadzeniu wspólników występuje wyłącznie wtedy, gdy zostało przewidziane w umowie spółki albo wynika z przepisów szczególnych dotyczących określonych czynności.

Bezwzględna większość głosów jako zasada

Podstawową regułą wynikającą z Kodeksu spółek handlowych jest podejmowanie uchwał bezwzględną większością głosów, chyba że ustawa lub umowa spółki przewidują surowsze wymagania.

Bezwzględna większość oznacza, że liczba głosów „za” musi być większa niż łączna liczba głosów „przeciw” oraz „wstrzymujących się”.

W odniesieniu do niektórych uchwał ustawodawca przewidział jednak większości kwalifikowane. Przykładowo:

• zmiana umowy spółki co do zasady wymaga większości 2/3 głosów (art. 246 § 1 KSH), chyba że ustawa przewiduje surowsze wymagania;
• istotna zmiana przedmiotu działalności spółki wymaga większości 3/4 głosów przy zachowaniu dodatkowych przesłanek określonych w ustawie (art. 246 § 1 KSH);
• rozwiązanie spółki oraz zbycie przedsiębiorstwa wymagają większości 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje wyższy próg (art. 246 § 1 KSH).

Umowa spółki może również ustanawiać bardziej rygorystyczne zasady podejmowania uchwał, np. wymagać jednomyślności albo większości 80% głosów w odniesieniu do określonych kategorii spraw.

Głosowanie jawne czy tajne?

Co do zasady głosowania na zgromadzeniu wspólników są jawne.

Kodeks spółek handlowych przewiduje jednak sytuacje, w których głosowanie musi zostać przeprowadzone w sposób tajny. Dotyczy to przede wszystkim:

• wyborów do organów spółki,
• odwoływania członków organów spółki,
• spraw dotyczących odpowiedzialności członków organów wobec spółki,
• spraw osobowych.

Ponadto tajne głosowanie należy przeprowadzić również wtedy, gdy zażąda tego choćby jeden ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu.

Prawidłowe ustalenie rodzaju głosowania ma istotne znaczenie dla ważności podejmowanych uchwał. Naruszenie przepisów dotyczących głosowania może stanowić jedną z podstaw ich zaskarżenia przez uprawnione osoby.

Zgromadzenie wspólników online – zasady przeprowadzenia obrad w trybie zdalnym

Rozwój narzędzi komunikacji elektronicznej sprawił, że zgromadzenie wspólników online stało się rozwiązaniem powszechnie wykorzystywanym przez przedsiębiorców. Możliwość przeprowadzania obrad na odległość znacząco ułatwia podejmowanie decyzji korporacyjnych, zwłaszcza w spółkach, których wspólnicy przebywają w różnych miejscach lub prowadzą działalność o zasięgu międzynarodowym.

Podstawę prawną umożliwiającą udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowi art. 234¹ Kodeksu spółek handlowych.

Co do zasady o przeprowadzeniu zgromadzenia w formule zdalnej decyduje podmiot zwołujący zgromadzenie, chyba że umowa spółki wyłącza możliwość uczestnictwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jakie warunki musi spełniać zdalne zgromadzenie wspólników?

Aby zdalne zgromadzenie wspólników zostało przeprowadzone prawidłowo, konieczne jest zapewnienie uczestnikom możliwości wykonywania wszystkich praw korporacyjnych w sposób równoważny z udziałem stacjonarnym.

W szczególności system wykorzystywany do przeprowadzenia obrad powinien umożliwiać:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym;
• zabieranie głosu podczas obrad;
• wykonywanie prawa głosu;
• zgłaszanie sprzeciwów do uchwał;
• identyfikację osób uczestniczących w zgromadzeniu.

Wspólnicy uczestniczący zdalnie powinni korzystać z takich samych praw jak osoby obecne fizycznie na zgromadzeniu. Niedopuszczalne jest wprowadzanie rozwiązań ograniczających możliwość udziału w dyskusji lub wykonywania prawa głosu wyłącznie z uwagi na formę uczestnictwa.

Regulamin udziału w zgromadzeniu online

Zgodnie z art. 234¹ KSH zasady uczestnictwa w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa regulamin.

Regulamin ten uchwala:

• rada nadzorcza, jeżeli została ustanowiona w spółce,
• wspólnicy, jeżeli rada nadzorcza nie funkcjonuje.

Regulamin powinien określać przede wszystkim sposób uczestnictwa w zgromadzeniu, wykonywania prawa głosu, zgłaszania sprzeciwów oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Identyfikacja uczestników zgromadzenia

Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie wskazują jednej obowiązkowej metody potwierdzania tożsamości uczestników zgromadzenia online.

W praktyce spółki stosują różne rozwiązania organizacyjne, takie jak:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• logowanie przy użyciu indywidualnych kodów dostępu,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• weryfikacja tożsamości przy wykorzystaniu transmisji obrazu i dźwięku.

Wybrane rozwiązanie powinno zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto wykonuje prawa z udziałów.

Dobre praktyki organizacyjne

Choć przepisy nie regulują kwestii technicznych w sposób szczegółowy, z perspektywy bezpieczeństwa korporacyjnego warto zadbać o odpowiednie przygotowanie zgromadzenia.

W praktyce rekomenduje się:

• przygotowanie procedury postępowania na wypadek problemów technicznych;
• korzystanie z profesjonalnych platform do obsługi zgromadzeń zamiast ogólnodostępnych komunikatorów;
• wcześniejsze przetestowanie połączenia z uczestnikami;
• zapewnienie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO;
• archiwizację dokumentacji związanej z przebiegiem zgromadzenia.

Protokół, notariusz i skutki wadliwego zwołania zgromadzenia

Każde zgromadzenie wspólników powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Podstawowym dokumentem potwierdzającym przebieg obrad jest protokół zgromadzenia wspólników, który stanowi istotny dowód prawidłowości podejmowanych czynności korporacyjnych.

Co do zasady protokół powinien zawierać w szczególności:

• datę i miejsce odbycia zgromadzenia;
• wskazanie osoby przewodniczącej obradom;
• stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia;
• informację o zdolności do podejmowania uchwał;
• treść podjętych uchwał;
• wyniki głosowań, w tym liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy;
• zgłoszone sprzeciwy, jeżeli zostały wniesione.

Załącznikiem do protokołu jest lista obecności podpisana przez uczestników zgromadzenia.

Kiedy konieczny jest protokół notarialny?

W określonych przypadkach Kodeks spółek handlowych wymaga, aby uchwały zostały zaprotokołowane przez notariusza w formie aktu notarialnego.

Dotyczy to przede wszystkim uchwał dotyczących:

• zmiany umowy spółki;
• rozwiązania spółki;
• przeniesienia siedziby spółki za granicę;
• połączenia spółek;
• podziału spółki;
• przekształcenia spółki.

Obecność notariusza jest wymagana niezależnie od tego, czy zgromadzenie odbywa się stacjonarnie, czy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zaskarżanie uchwał podjętych na wadliwie zwołanym zgromadzeniu

Nieprawidłowości związane ze zwołaniem lub przebiegiem zgromadzenia mogą prowadzić do zakwestionowania podjętych uchwał.

Kodeks spółek handlowych przewiduje dwa podstawowe środki ochrony praw wspólników:

• powództwo o uchylenie uchwały (art. 249–251 KSH),
• powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały (art. 252 KSH).

Powództwo o uchylenie uchwały może zostać wniesione między innymi wtedy, gdy uchwała jest sprzeczna z umową spółki, dobrymi obyczajami lub godzi w interes spółki albo ma na celu pokrzywdzenie wspólnika.

Natomiast stwierdzenie nieważności uchwały jest możliwe w przypadku jej sprzeczności z ustawą.

Do wystąpienia z odpowiednim powództwem uprawnione są wyłącznie podmioty wskazane w Kodeksie spółek handlowych, w szczególności określeni wspólnicy oraz członkowie organów spółki. Ustawodawca przewidział również ścisłe terminy na wniesienie obu rodzajów powództw, dlatego zwłoka może prowadzić do utraty możliwości skutecznego zakwestionowania uchwały.

Z praktycznego punktu widzenia prawidłowe zwołanie zgromadzenia, zachowanie wymogów proceduralnych oraz właściwe udokumentowanie przebiegu obrad znacząco ograniczają ryzyko późniejszego zaskarżenia uchwały wspólników i sporów korporacyjnych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Kto otwiera zgromadzenie wspólników?

Przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie określają, kto jest uprawniony do otwarcia zgromadzenia wspólników. Osoba otwierająca zgromadzenie wspólników może być wskazana w umowie spółki albo w regulaminie zgromadzenia wspólników. Jeżeli brak jest w tym zakresie regulacji można posiłkować się odpowiednim przepisem z zakresu spółki akcyjnej, tj. art. 409 § 1 KSH i wówczas zgromadzenie wspólników może otworzyć przedstawiciel organu zwołującego zgromadzenie (zarządu albo rady nadzorczej/komisji rewizyjnej).

Do kiedy trzeba odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników?

Zgodnie z art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zgromadzenie należy przeprowadzić najpóźniej do 30 czerwca.

Czy zgromadzenie wspólników może odbyć się online?

Tak. Zgodnie z art. 234¹ Kodeksu spółek handlowych wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki wyłącza taką możliwość. W takim przypadku należy zapewnić uczestnikom możliwość komunikowania się w czasie rzeczywistym, wykonywania prawa głosu oraz zgłaszania sprzeciwów do uchwał na zasadach określonych w przepisach oraz regulaminie udziału w zgromadzeniu.

Kiedy uchwała zgromadzenia wspólników wymaga formy aktu notarialnego?

Forma aktu notarialnego jest wymagana przede wszystkim w przypadku uchwał dotyczących zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki, połączenia, podziału lub przekształcenia spółki, a także w innych przypadkach przewidzianych przez Kodeks spółek handlowych. Sporządzenie protokołu przez notariusza stanowi w takich sytuacjach warunek skuteczności określonych czynności korporacyjnych.

Kto może żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników?

Prawo żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników przysługuje wspólnikom reprezentującym co najmniej 1/10 kapitału zakładowego, chyba że umowa spółki przewiduje niższy próg. Wspólnicy mogą również żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad. Jeżeli zarząd nie uwzględni prawidłowo zgłoszonego żądania, możliwe jest skorzystanie z instrumentów przewidzianych w Kodeksie spółek handlowych, w tym wystąpienie do sądu rejestrowego.

Podsumowanie

Prawidłowe zwołanie i przeprowadzenie zgromadzenia wspólników ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego spółki oraz ważności podejmowanych uchwał. Zachowanie ustawowych terminów, właściwe zawiadomienie wspólników, prawidłowe ustalenie porządku obrad, dochowanie zasad głosowania oraz sporządzenie wymaganej dokumentacji pozwalają ograniczyć ryzyko sporów korporacyjnych i zaskarżenia uchwał.

W praktyce wiele problemów nie wynika z treści podejmowanych decyzji, lecz z uchybień proceduralnych popełnionych na etapie organizacji zgromadzenia. Dlatego warto zadbać o prawidłowe przygotowanie całego procesu – od zwołania zgromadzenia po wykonanie obowiązków rejestrowych po jego zakończeniu.

Jeżeli planują Państwo zwołanie zgromadzenia wspólników, przygotowują projekty uchwał, dokonują zmian w strukturze spółki lub potrzebują wsparcia w sporze dotyczącym ważności uchwał, eksperci Rubicon Legal zapewniają kompleksową obsługę prawną na każdym etapie postępowania. Wspieramy przedsiębiorców zarówno w bieżącej obsłudze korporacyjnej spółek, jak i w postępowaniach dotyczących zaskarżania uchwał oraz sporów pomiędzy wspólnikami.