Kontrola monitoring

Monitoring pracowników a kontrola PIP

Monitoring wizyjny oraz inne formy monitorowania pracowników są jednym z obszarów, które mogą zostać zweryfikowane podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor sprawdza przede wszystkim, czy pracodawca stosuje monitoring zgodnie z przepisami art. 22²–22⁴ Kodeksu pracy.

W trakcie kontroli PIP najczęściej weryfikuje:

• podstawę wprowadzenia monitoringu – czy został on ustanowiony w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty obowiązkiem ustalenia regulaminu pracy)
• cel stosowania monitoringu – monitoring może być wykorzystywany wyłącznie w celach wskazanych w Kodeksie pracy, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji czy zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę
• zakres monitoringu – czy kamery obejmują jedynie obszary, w których monitoring jest uzasadniony, oraz czy nie naruszają prywatności pracowników
• obowiązek informacyjny – czy pracownicy zostali poinformowani o wprowadzeniu monitoringu najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a osoby nowo zatrudniane – przed dopuszczeniem do pracy. Inspektor sprawdza również, czy pomieszczenia objęte monitoringiem zostały odpowiednio oznaczone
• okres przechowywania nagrań – co do zasady nagrania mogą być przechowywane nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą stanowić taki dowód
• monitoring poczty elektronicznej i innych narzędzi pracy – czy został wprowadzony wyłącznie w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, z poszanowaniem tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika
• monitoring GPS pojazdów lub urządzeń mobilnych – czy jego stosowanie jest uzasadnione celem wykonywanej pracy, proporcjonalne oraz czy pracownicy zostali o nim odpowiednio poinformowani. Choć Kodeks pracy nie reguluje wprost monitoringu GPS, jego stosowanie musi spełniać wymagania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych oraz ogólnych zasad prawa pracy.

Najczęstsze błędy pracodawców

W praktyce kontroli PIP najczęściej stwierdzane są następujące nieprawidłowości:

• brak odpowiednich postanowień o monitoringu w regulaminie pracy lub obwieszczeniu;
• niewypełnienie obowiązku poinformowania pracowników o monitoringu;
• zbyt szeroki zakres monitoringu, niewynikający z ustawowych celów;
• obejmowanie kamerami miejsc, w których monitoring jest co do zasady niedopuszczalny lub wymaga spełnienia dodatkowych warunków (np. pomieszczeń sanitarnych, szatni czy stołówek);
• przechowywanie nagrań dłużej niż dopuszczają przepisy;

Przed kontrolą PIP warto upewnić się, że dokumentacja dotycząca monitoringu jest aktualna, obowiązki informacyjne zostały prawidłowo wykonane, a zakres monitorowania odpowiada rzeczywistym potrzebom pracodawcy i pozostaje zgodny z zasadą proporcjonalności.

Jeżeli planują Państwo wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy lub  mają Państwo wątpliwości w zakresie zgodności monitoringu stosowanego w Państwa  zakładzie pracy z obowiązującymi przepisami prawa, prawnicy Rubicon Legal służą wsparciem.